In meno di 40 anni, dal telefono con il filo e la rubrica telefonica cartacea, le comunicazioni sono "esplose" e hanno profondamente modificato il modo di vivere e lavorare.

Smartphone e reti digitali permettono la comunicazione audio, video e lo scambio di messaggi fra più persone a costi accessibili e il numero di SIM vendute ha superato la popolazione mondiale.

Per una videochiamata fra due persone è sufficiente l'app WhatsApp,  largamente diffusa, e per un numero maggiore di partecipanti Skype, disponibile per PC, Tablet e Smartphone costituisce la soluzione ideale, ma se aumenta il numero di partecipanti o la connessione non è a banda larga, o si desidera gestire in modo professionale le presentazioni e le interazioni con i partecipanti bisogna passare a soluzioni più sofisticate: MS Teams, Webex, Zoom, etc.

In ogni caso, per migliorare il risultato della videoconferenza, è bene usare gli auricolari o le cuffie con microfono per evitare l'effetto "eco" e disattivare il microfono quando non si interviene per evitare fastidiosi rumori di fondo. Per ridurre il consumo di "banda" conviene anche disattivare il proprio video quando non è necessario farsi vedere.

Le tecnologie digitali e la banda larga rendono la videoconferenza, un tempo a prezzi proibitivi e riservata a poche grandi organizzazioni, una soluzione oggi semplice e alla portata di tutti.

Non ha più senso sprecare tempo prezioso in viaggi e spostamenti per partecipare fisicamente a un incontro, un seminario o un convegno. Oggi le applicazioni di video conferenza sono gratuite e permettono di interagire con video, audio, documenti e presentazioni, ... con un risultato addirittura migliore rispetto alla presenza fisica.

Per la partecipazione ad un seminario ci sono due possibili modalità: la Diretta Streaming e il Web Seminar.

In informatica, il termine streaming  indica un sistema per la trasmissione di audio e video via Internet, senza la necessità di aspettare che il contenuto sia stato completamente scaricato. In questo modo le informazioni verranno automaticamente riprodotte mano a mano che arriveranno sul dispositivo di destinazione.

Per quanto riguarda lo streaming dal vivo, detto live streaming o diretta streaming, si può dire che è molto simile alle tradizionali trasmissioni radiotelevisive con un'unica sorgente e più dispositivi riceventi. In questo caso i dati vengono trasmessi utilizzando tecniche di compressione, in maniera tale da alleggerire il più possibile il carico sulla rete utilizzata per la trasmissione delle informazioni. Per quanto riguarda invece lo streaming su richiesta, detto anche streaming on demand, i contenuti audiovisivi si trovano già pronti all’uso, come proposti ad esempio dal noto sito YouTube. Accedere ad una trasmissione in diretta streaming è semplice: basta inserire l'indirizzo internet del sito che trasmette la diretta nel browser del PC, tablet o smartphone utilizzato per la navigazione Internet.

Il vantaggio della diretta streaming è la semplicità, la qualità e il numero teoricamente illimitato di partecipanti, mentre gli svantaggi sono la mancanza della comunicazione bidirezionale (non è neanche possibile inviare un messaggio per fare una domanda durante un seminario) e un non trascurabile costo per la strumentazione e le competenze necessarie per una trasmissione professionale. YouTube "dal vivo" permette però di realizzare una diretta utilizzando la webcam del proprio PC a costo zero.

In alternativa alla diretta streaming esistono soluzioni di videoconferenza che permettono un buon numero di partecipanti con possibilità di interazione con il relatore, come ad esempio: Skype, MS Teams, Webex, e Zoom.

Skype è particolarmente indicato per semplicità di collegamento fra due o più partecipanti, ma senza esagerare per non compromettere la qualità audio e video.

In questo articolo ci occuperemo specificamente della soluzione scalabile Zoom, che offre la possibilità di collegare gratuitamente in videoconferenza 2 partecipanti senza limiti di tempo e fino a 100 partecipanti per 40 minuti, mentre con abbonamento mensile di 13,99 euro non ci sono praticamente limiti di orario fino a 100 partecipanti. È possibile gestire eventi fino 10.000 partecipanti con abbonamenti più onerosi. La soluzione della società californiana è in testa alla classifica "Voice of the customer" Gardner 2018 delle Meeting Solutions. Le funzioni non sono ancora in lingua italiana, ma questo non sarà un problema per i manager Senior.

Per partecipare ad una videoconferenza Zoom è necessario prima installare l'applicazione sul proprio dispositivo: PC, tablet o smartphone. 

La prima volta che cliccherai l'icona Zoom si aprirà una videata d'accesso, con due possibilità:

Cliccando l'icona Zoom si aprirà successivamente la videata con le diverse funzionalità e basterà cliccare la funzione "Join" per partecipare ad una conferenza attiva inserendo il relativo codice  (un numero da 9 a 11 cifre) nella successiva finestra.

Sarà richiesto anche il nome se non lo avessi già indicato.

Compare quindi una videata simile a quella indicata a lato, con l'audio inizialmente non attivo. Per attivare l'audio cliccare "Call via Device Audio".

Sconsigliamo assolutamente di cliccare "Dial in" perché tale funzione attiva la chiamata al tradizionale servizio telefonico con chiamata internazionale a pagamento. 

Dovrai quindi attendere una mail che ti permetterà di completare l'installazione e inserire una password per accedere all'applicazione Zoom tutte le volte che vorrai.

Nella fase di installazione saranno proposte condizioni di abbonamento che ti sconsigliamo di sottoscrivere inizialmente per usare le funzionalità della versione gratuita che permette di partecipare alle video conferenze di altri e attivare anche conferenze proprie con alcune limitazioni nella durata e numero di partecipanti.

La versione gratuita di Zoom ti permetterà di realizzare tutte le funzioni necessarie e ti renderai conto successivamente delle funzionalità "a pagamento" che potranno essere utili per la tua attività professionale.

Una volta installato Zoom consigliamo di aprire una propria sessione di videoconferenza lanciando l'app e cliccando "Sign in", inserendo le tue credenziali (indirizzo mail e password) e selezionando “New Meeting”  per verificare che il  microfono e la tele camera del tuo dispositivo siano correttamente collegati e disponibili per l'uso con Zoom.